Le prenotazioni telefoniche con politica di cancellazione si inseriscono nell'agenda Restoo del tuo ristorante come tutte le altre, con la differenza che in questo caso devi indicare anche:
- Telefono ed email di contatto del cliente. Per maggiore sicurezza, Restoo invierà la richiesta di firma su entrambi i canali.
- La politica di cancellazione da applicare alla prenotazione.
Per farlo clicca sui 3 puntini che aprono le opzioni avanzate del cliente e della prenotazione.
Poi indica la politica di cancellazione che vuoi applicare:
- Garanzia: il cliente lascia la sua carta di credito a garanzia della prenotazione. L'addebito scatta solo in caso di no-show o di cancellazione entro il periodo di penale.
- Anticipo: il cliente paga un anticipo per confermare la prenotazione. L'importo versato viene scalato dal totale del conto.
Se serve, modifica l'importo e il preavviso minimo richiesto per cancellare la prenotazione senza penale.
Clicca su “Registra visita”.
Restoo invierà al cliente il messaggio con la richiesta di firma della politica di cancellazione, e la prenotazione resterà nello stato “In attesa di firma” finché:
- Il cliente non firma la politica di cancellazione e inserisce la sua carta di credito.
- Oppure non scade il tempo massimo che hai stabilito perché il cliente accetti la politica di cancellazione (in quel caso la prenotazione si cancella automaticamente).
In entrambi i casi Restoo ti avviserà con un'email.
IMPORTANTE: limitazioni per l'invio di SMS a numeri degli USA
A causa delle restrizioni imposte dagli operatori telefonici negli Stati Uniti, purtroppo non possiamo garantire la consegna degli SMS ai numeri USA (prefisso internazionale +1).
Per inviare il link di firma a numeri USA ti consigliamo di:
- Inserire sempre un'email di contatto nella scheda del cliente.
- Inviare il link di firma a mano, copiandolo e incollandolo.
Come inviare di nuovo al cliente il link con la richiesta di firma
Seleziona la visita e tocca «Contatta» per aprire la finestra con i dati di contatto del cliente:
Poi tocca uno di questi pulsanti:
- Invia di nuovo la richiesta di firma: Restoo invierà di nuovo la richiesta di firma via SMS ed email (l'email solo se nella scheda del cliente c'è un indirizzo di contatto).
- Copia link di firma: il link viene copiato negli appunti. Poi potrai incollarlo dove vuoi premendo CTRL-V (Windows) o CMD-V (Mac).
Stati delle politiche di cancellazione del ristorante
Lo stato della politica di cancellazione si riconosce dal colore dell'icona della carta di credito accanto a ogni prenotazione.
- In attesa di firma del cliente. La politica di cancellazione è stata inviata al cliente, ma lui non l'ha ancora accettata. Se non la firma entro il tempo che hai indicato, la prenotazione si cancella automaticamente.
-
Inattiva*. I motivi possono essere:
-
È stata firmata dal cliente, ma si trova fuori dal periodo di penale.
- Si è conclusa senza penale.
-
Il cliente non ha firmato la politica di cancellazione in tempo e la prenotazione si è cancellata automaticamente.
-
Firmata dal cliente (entro il periodo di penale)*. Il cliente ha firmato la politica di cancellazione e, in caso di inadempienza (mancata presentazione o cancellazione totale o parziale), si può già procedere con l'addebito.
- Addebito elaborato correttamente. Indica che è stato eseguito un addebito sulla carta di credito del cliente e che è andato a buon fine.
- Errore nell'elaborazione dell'addebito*. Indica che è stato richiesto un addebito sulla carta di credito del cliente, ma è stato rifiutato per qualche motivo. Trovi maggiori informazioni in «Il tuo ristorante > Addebiti».
** Solo per le politiche di cancellazione con garanzia.*
Applicare le politiche di cancellazione con garanzia
Nelle prenotazioni con politica di cancellazione con garanzia, l'addebito si può eseguire solo se il cliente cancella in tutto o in parte entro il periodo di penale concordato.
Addebito per cancellazione totale o no-show
Le prenotazioni che rientrano nel periodo di penale hanno lo stato “Penalizzabile”.
Da quel momento, se cambi lo stato della prenotazione in “Cancellata” o “No-show”, Restoo ti avviserà che puoi applicare la politica di cancellazione.
Qui puoi decidere se addebitare l'importo o condonarlo.
Puoi addebitare l'importo massimo, oppure ridurlo per addebitarne solo una parte. Puoi anche indicare un importo di 0 € per condonare l'intero importo al cliente.
Se decidi di addebitare, Restoo elaborerà l'addebito sulla carta di credito del cliente.
Addebito per cancellazione parziale
Se concordi la politica di cancellazione con un importo per coperto (PAX), hai diritto ad addebitare una penale ogni volta che il cliente riduce il numero di coperti entro il periodo di penale.
Esempio:
- Per una prenotazione da 8 coperti concordi una penale di 10 € a coperto per le cancellazioni con meno di 24 ore di preavviso.
- A meno di 24 ore dalla visita il cliente chiama per avvisare che saranno in 6 invece che in 8.
Gestirlo è semplicissimo: quando riduci il numero di coperti di una prenotazione con l'indicazione “Penalizzabile”, Restoo ti avvisa che la politica di cancellazione concordata non è stata rispettata e che potresti addebitare una penale.
Quando salvi le modifiche non viene eseguito nessun addebito. Noterai solo che il numero di coperti ha lo sfondo rosso.
In questo caso dovrai decidere a fine visita se addebitare o meno la penale al cliente.
Rimborsi
Puoi effettuare un rimborso in qualsiasi momento dalla dashboard di Stripe.
- Trova l'addebito da rimborsare nella sezione Payments.
- Clicca sull'icona ••• a destra dell'addebito e seleziona Refund payment.
- Inserisci l'importo da rimborsare nel campo Refund.
- Seleziona il motivo del rimborso nel campo Reason.
- Clicca sul pulsante Refund per effettuare il rimborso.
Il rimborso impiegherà 5-10 giorni lavorativi per essere accreditato sulla stessa carta con cui il cliente ha pagato. Una volta avviato non si può annullare.
I rimborsi non hanno costi di gestione, ma Stripe non restituisce le commissioni dell'addebito originale.
L'importo del rimborso viene detratto dal saldo disponibile del tuo account Stripe. Se il saldo non è sufficiente, può essere addebitato sul conto bancario che hai collegato a Stripe.
Configurazione delle politiche di cancellazione del ristorante
Configurazione generale per le prenotazioni telefoniche (obbligatoria)
Vai in “Configurazione > Generale” per definire le condizioni standard delle prenotazioni telefoniche con politica di cancellazione.
Configurazione dei servizi per le prenotazioni online (facoltativa)
Modifica la configurazione dei tuoi servizi per definire le politiche di cancellazione delle prenotazioni online.
In questo caso i tuoi clienti potranno prenotare online solo se accettano la politica di cancellazione.
Per esempio, puoi impostare regole perché:
- Tutte le prenotazioni online da 6 o più coperti il sabato a cena richiedano la carta a garanzia (impostalo dai «Servizi generali»).
- Tutte le prenotazioni online per il giorno di Natale richiedano un anticipo (impostalo dai «Giorni speciali»).
Domande frequenti
Il cliente deve darmi il numero della carta al telefono?
Mai.
Quando inserisci la prenotazione, Restoo invia al cliente un messaggio con un link per accettare la politica di cancellazione e inserire i dati della carta in modo sicuro al 100%.
Per sicurezza, ti consigliamo di non accettare mai che il cliente ti detti i dati della carta al telefono. E ancora meno di annotarli in Restoo (per esempio nelle note della visita o simili). Sarebbe un grave problema di sicurezza.
È pericoloso che i miei clienti inseriscano la carta di credito in Restoo?
Per niente. È totalmente sicuro.
Restoo gestisce le carte di credito con Stripe, la piattaforma leader dei pagamenti online, che in Spagna ha tra i suoi clienti El Corte Inglés, Deliveroo e Glovo.
Maggiori informazioni sulla sicurezza di Stripe.
Come posso vedere i dati della carta dei miei clienti?
I dati delle carte di credito sono conservati solo su Stripe, criptati e in totale sicurezza.
Né Restoo, né tu, né nessuno del tuo staff può vedere i dati delle carte di credito.
Come si verifica la validità delle carte di credito?
Prima di accettare la prenotazione, Restoo chiede a Stripe di convalidare la carta, ed è Stripe a stabilire se è valida o no.
A sua volta Stripe esegue una serie di controlli interni ed esterni, interpellando anche la banca che ha emesso la carta.
Tra i controlli effettuati ci sono, per esempio: che il numero sia corretto, che la carta sia abilitata ai pagamenti online, che non sia sospetta di frode, che non sia stata denunciata come rubata, ecc.
Il mio cliente dice di aver inserito la carta di credito ma che Restoo la rifiuta. Perché?
Quando Stripe rifiuta una carta ci indica sempre il motivo, e Restoo a sua volta lo comunica al cliente.
Quando invece è la banca a rifiutare la carta, spesso non indica chiaramente il motivo. In questi casi è il cliente che deve contattare la banca emittente per capire il perché.
In ogni caso, se vuoi che verifichiamo un caso specifico, scrivici a [email protected] indicando il motivo del rifiuto e la data e l'ora approssimative in cui si è tentato di convalidare la carta.
Garanzia o anticipo: quale è meglio?
Se il tuo obiettivo è eliminare i no-show e le cancellazioni dell'ultimo minuto senza penalizzare il cliente facendogli pagare un anticipo, usa la garanzia. Questi addebiti non sono protetti da 3D Secure.
Se vuoi la massima sicurezza di incassare, usa l'anticipo. In questo caso serve una carta che accetti pagamenti con 3D Secure.
Che cos'è il 3D Secure?
Il 3D Secure è un controllo antifrode standard del settore, noto anche come “MasterCard SecureCode” o “Verified by Visa”.
Come funziona?
Oltre a inserire i dati della carta di credito, il cliente deve verificare la propria identità inserendo un codice che la banca invia al suo cellulare.
Che vantaggi ha?
Se il cliente commette una frode in un pagamento che ha superato il controllo 3D Secure, di solito è l'emittente della carta, e non il venditore, a farsi carico della perdita.
Ho provato ad addebitare una prenotazione con garanzia, ma non è andata a buon fine. Perché?
Il motivo è indicato nel dettaglio dell'addebito.
Tieni presente che nelle politiche di cancellazione con garanzia verifichiamo la validità della carta solo al momento della prenotazione.
Purtroppo questo non garantisce che la carta sia ancora valida quando si prova a fare l'addebito.
In quel momento la carta potrebbe non avere più fondi, essere stata denunciata come rubata, ecc.
Per avere più certezza di incassare, ti consigliamo di chiedere un anticipo.
Quali sono le tariffe di Stripe?
L'account Stripe è completamente gratuito e non ha canoni mensili. Stripe trattiene solo una piccola commissione su ogni transazione.
Qui puoi consultare le sue tariffe.
Quanto tempo impiega Stripe a trasferirmi i soldi?
Stripe effettua i bonifici 7 giorni dopo aver elaborato gli addebiti.
Hai ancora dubbi?
Puoi contattarci su questi canali:
- WhatsApp al numero (+34) 911 680 832
- Email all'indirizzo [email protected]
